Informatica projecten, aankoop materiaal, zalen reserveren, documenten vertalen, klachten beheren … Het departement Algemene Diensten vormt de ruggengraat van Iriscare. Door zijn ondersteuning kunnen de verschillende diensten elke dag in de beste omstandigheden werken.

Om zijn opdrachten zo goed mogelijk te kunnen vervullen, bestaat Iriscare uit verschillende diensten en departementen. De departementen die zorgen voor de sociale controle, de zorginstellingen of de kinderbijslag zijn ongetwijfeld de meest bekende bij de partners van Iriscare. Die zouden echter niet goed kunnen werken zonder de ondersteuning van het departement Algemene Diensten. De verschillende diensten waaruit dat departement bestaat, ondersteunen ook de Diensten van het Verenigd College van de GGC (de DVC) en VZW ORINT die hun intrek namen in hetzelfde gebouw dan Iriscare.

210.216 brieven verzonden

Als een medewerker van Iriscare, DVC of VZW ORINT materiaal nodig heeft, een zaal wil reserveren of een brief wil versturen, schakelt hij de directie Facility in. Haar opdracht? Het Economaat, de Poetsdienst, de Post en onthaal, de Mess en de Drukkerij verlenen diensten aan en ondersteunen alle medewerkers, diensten en instellingen in het gebouw van Iriscare. “Er waren in 2019 niet minder dan 2.160 aanvragen om een vergaderzaal te reserveren, ofwel gemiddeld negen aanvragen per werkdag”, zegt Petra Fransen verantwoordelijke van de Directie Facility “De Postdienst verstuurde 210.216 brieven”. Dat waren 195.019 binnenlandse, 5.739 Europese en 977 zendingen buiten Europa. Er waren ook 8.481 aangetekende zendingen bij (8.333 binnenlandse en 148 internationale).

216 klachten over de kinderbijslag

De dienst Geschillen & Bemiddeling heeft ook een ondersteunende rol. Die dienst heeft drie opdrachten. Ten eerste beheert die de bemiddeling. In dat kader biedt de dienst gewestelijke en internationale informatie aan burgers, partners en zorgverstrekkers en verzekert ze van een volledige en geïndividualiseerde bijstand. “De dienst Geschillen & Bemiddeling behandelde 160 vragen om informatie over kinderbijslag (in totaal kreeg de dienst er 174) en 302 interventieaanvragen op internationaal niveau in 2019”, ligt Tamara Bielyszew verantwoordelijke van de dienst Geschillen & Bemiddeling.

Daarnaast ontvangt, behandelt en onderzoekt de dienst klachten over de kinderbijslagfondsen, maar ook over instellingen en diensten die Iriscare beheert (rusthuizen, thuiszorg …). In dat verband werden 233 klachten behandeld in 2019. Daarvan gingen 216 klachten over kinderbijslag en 17 over andere verantwoordelijkheden van Iriscare.

De laatste opdracht van de dienst is, zoals de naam al aangeeft, geschillen behandelen. Alles samen waren er 216 dossiers in 2019 (170 gerechtelijke verdedigingen voor 46 gerechtelijke invorderingen). 60 geschillendossiers waren nieuw en 45 dossiers zijn afgehandeld. Tamara Bielyszew besluit als volgt: “We stellen ook vast dat 44 van de 50 in 2019 meegedeelde vonnissen de stelling volgden van de dienst Geschillen & Bemiddeling. Dat geeft een positief resultaat van 88%”.

7.892 pagina’s vertaald

Een andere onmisbare dienst van het departement Algemene Diensten is de directie Vertaling. Die doet meer dan vertalen: je kan er ook terecht als je een vertaling van een andere dienst wil laten nalezen en op aanvraag kan je er taaladvies krijgen. De directie Vertaling leverde 2.203 vertalingen af in 2019, wat overeenstemt met 7.892 pagina’s. Er wordt hoofdzakelijk uit het Frans naar het Nederlands en omgekeerd vertaald, maar een leuk weetje is dat er ook in twaalf andere talen werd vertaald. Bovendien werden 379 documenten (of 1.541 pagina’s) vertaald voor de DVC en vijf vertalingen (of 73 pagina’s) aan een extern vertaalbureau toevertrouwd.

Initiatieven voor een efficiënte ICT-infrastructuur

Onze dienst ICT was in 2019 betrokken bij meerdere belangrijke projecten. Ieder departement van Iriscare kon op zijn hulp rekenen om zijn opdrachten tot een goed einde te brengen. “We ontwikkelden met name een nieuwe app voor het kinderbijslagfonds Famiris voor het departement Operaties. We maakten ook de website famiris.brussels, waarvoor we samenwerkten met een extern bedrijf,” legt Philip Ringoir uit, de verantwoordelijke van de dienst ICT. “Daarnaast brachten we projecten voor het departement Beleid Gezinnen en Personen tot een goed einde. Er werd een project gestart in juli 2019 voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en het Waals Gewest in naam van het Orint. Het gaat om een nieuwe flux die de nieuwe inschrijvingen in het Rijksregister vergelijkt met het kadaster van de kinderbijslag.” De dienst ICT ondersteunde ook het departement Beleid Zorginstellingen. Er werden begin 2019 nieuwe voorbereidende analyses aangevat voor de ontwikkeling van een nieuwe beheerstoepassing voor de erkenningsprocedures (Cermit). Alle projecten van de dienst ICT hebben een duidelijk doel: een efficiënte ICT-infrastructuur uitbouwen. “Onze dienst heeft sinds 2019 initiatieven genomen om een unieke ICT-infrastructuur te creëren voor de diensten van Iriscare en de DVC. Bij elk project dat de ICT-infrastructuur beïnvloedt, onderzoeken we wat de beste manier is om de diensten van het CIBG (Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest) en Smals te gebruiken. Iriscare kan als bicommunautaire dienst van openbaar nut niet alleen een beroep doen op de diensten van Smals, maar ook op de hulpmiddelen die het CIBG en IRISnet de Brusselse instellingen bieden,” verduidelijkt Philip Ringoir. “Er werd een netwerkverbinding (InterConnect) gemaakt tussen het netwerk van Iriscare (beheerd door Smals) en dat van de DVC (GGC-netwerk beheerd door IRISnet) in 2019. Dankzij aangepaste configuraties gebruikt Iriscare al een zeker aantal diensten van het CIBG en IRISnet (vCloud, VoIP-telefonie, Trados en e-mail).“

Naast die vier omvat het departement Algemene Diensten ook de diensten die onder andere verantwoordelijk zijn voor de gegevensbescherming, de veiligheid en het welzijn op het werk (dienst Preventie) en de hospitalisatieverzekeringen en evenementen (Sociale Dienst). De ondersteuning die zij samen bieden aan de andere diensten van Iriscare zorgen ervoor dat iedereen in de beste omstandigheden kan werken.