Het coronavirus haalde in 2020 de routine van heel wat Iriscare-diensten overhoop. Ook de directie Communicatie ontsnapte er niet aan. De tijd moest worden verdeeld tussen het dagelijkse beheer van de communicatiemiddelen en de projecten in verband met de gezondheidscrisis, wat van 2020 een heel intens jaar maakte.

De directie Communicatie verwierf in 2020 al snel een nieuwe routine. Het personeelsfeest zorgde voor sfeer in februari. Dat was meteen het eerste en laatste evenement van een toch veeleisend jaar. Door de gezondheidsmaatregelen moest de directie Communicatie het roer omgooien: geen familiedag, geen Irisfeest en geen jaarlijkse barbecue. Gedurende meerdere maanden was de gezondheidscrisis de belangrijkste prioriteit wat communicatie betreft. Dat vereiste een hechte samenwerking met verschillende interne en externe diensten.

Een jaar van solidariteit

Van bij het begin van de gezondheidscrisis werden alle teamleden van de directie Communicatie ten volle benut. Een uitzonderlijke situatie vraagt uitzonderlijke maatregelen: iedereen moest buiten zijn gewoonlijke projecten en vaardigheden treden. In eerste instantie was dat op intern niveau. Om zo kort mogelijk op de bal te kunnen spelen voor de Brusselse zorginstellingen werd er een team samengesteld met zowel communicatiemedewerkers als experten van het departement Beleid Zorginstellingen. Zo konden ze de verschillende omzendbrieven over het coronavirus samen schrijven, net als de FAQ’s of veelgestelde vragen. Tegelijkertijd moest er een speciaal luik over het coronavirus komen op de website van Iriscare waar de instellingen gemakkelijk alle tools kunnen terugvinden die voor hen zijn gemaakt. Aan het einde van het jaar droegen meerdere personeelsleden van alle diensten (van de dienst Facility tot de directie) hun steentje bij door de Brusselse rusthuizen en rust- en verzorgingstehuizen wekelijks te bellen om poolshoogte te nemen van de situatie in die instellingen en zo nodig hulp en ondersteuning te verlenen. Om de vaccinatiecampagne in de rusthuizen voor te bereiden, werden er op 26 december webinars georganiseerd in aanwezigheid van Artsen Zonder Grenzen, minister Alain Maron en dokter Yves Van Laethem. Zo konden de verschillende ingevoerde procedures worden toegelicht en alle vragen van het personeel, de directies en de artsen van de Brusselse instellingen worden beantwoord.

De directie Communicatie gaf ook ondersteuning aan externen. Zo werden verschillende teamleden ter beschikking gesteld van het Crisiscentrum om de toestroom aan vragen van burgers op sociale media te helpen verwerken. Terzelfdertijd nam een medewerkster van de directie deel aan een federaal project dat er kwam op initiatief van de Vlaamse Gemeenschap en tot doel had de communicatie over het coronavirus te coördineren tussen de verschillende deelentiteiten. De directie Communicatie was ook vertegenwoordigd op verschillende vergaderingen en werkgroepen over COVID-19 (de taskforce, werkgroep communicatie en werkgroepen voor de vaccinatie …). Bovendien werden er vele samenwerkingen opgezet, vooral met de Diensten van het Verenigd College, de Franse Gemeenschapscommissie, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en meerdere federale diensten.

33 persberichten verzonden

In aanvulling op de projecten in verband met de gezondheidscrisis waaraan de directie Communicatie deelnam, bleef de directie zijn dagelijkse taken uitvoeren. Die zijn bijvoorbeeld de website beheren, het jaarverslag opstellen, het intranet beheren en er zo nodig het coronavirusaspect in verwerken. Het persoverzicht dat elke ochtend wordt verzonden, bundelde bijvoorbeeld met name de artikels over COVID-19. Er werd in de loop van het jaar ook veel gecommuniceerd, zowel via persberichten en nieuwsberichten op de website van Iriscare als via sociale media.

Niet minder dan 33 persberichten werden in 2020 verzonden en 20 artikels werden gepubliceerd op de website, wat zorgt voor 53 gepubliceerde nieuwsberichten op de website van Iriscare. Daarnaast werden er 696 eigen berichten gepost op sociale media (200 op Facebook, 269 op Twitter en 227 op LinkedIn) waarvan er 304 of bijna 44% rechtstreeks over de gezondheidscrisis gingen (86 op Facebook, 123 op Twitter en 95 op LinkedIn). Bij die eigen publicaties komen nog de vele gedeelde en geretweete persberichten of publicaties van andere accounts, zoals die van het Crisiscentrum of de FOD Volksgezondheid. Een belangrijke vaststelling is dat de burgers het Iriscare-nieuws veel meer opvolgden in 2020. Het aantal volgers op LinkedIn steeg tussen 1 januari 2020 en 31 december 2020 van 152 naar 508 (er kwamen dus 356 volgers bij). Ook op Twitter en Facebook kreeg Iriscare er volgers bij, respectievelijk 191 (een stijging van 136 naar 327 volgers) en 255 (197 volgers werden er 452).

Technische ondersteuning voor de andere diensten

De infografisten zorgden in 2020 ook voor veel beeldmateriaal. Dat maakten ze niet alleen voor sociale media. Ze ontwierpen ook verschillende flyers, affiches en meertalige procedurefiches in verband met COVID-19 (over de preventiemaatregelen, de vaccinatie of het testen en het contactonderzoek) en de interne bewegwijzering voor het kantoor van Iriscare.

De infografisten werkten niet enkel aan de diverse projecten van Iriscare maar ook in samenwerking met de Diensten van het Verenigd College, met name om verschillende affiches te ontwerpen en te drukken. Dat is niet de enige technische ondersteuning die de andere diensten kregen: er werd ook geholpen om online formulieren aan te maken, vooral voor de verschillende oproepen voor vrijwilligers die in 2020 in het kader van de gezondheidscrisis werden gelanceerd.

In contact blijven ondanks het telewerk

Door de gezondheidscrisis werd in 2020 ook het voltijdse telewerk ingevoerd. Interne communicatie was dus meer dan ooit belangrijk. De directie van Iriscare organiseerde meerdere videovergaderingen met alle personeelsleden om de evolutie van de situatie toe te lichten. De directie Communicatie, in samenwerking met de dienst PMO, had als opdracht de vragen van de medewerkers te bundelen en de infosessie te delen door de opname ervan op het intranet te plaatsen. Via die weg werden ook de verschillende maatregelen toegelicht die in het kader van de gezondheidscrisis werden genomen. Tot slot kreeg het intranet er een nieuwe rubriek bij: Stay at home. Daar kunnen de medewerkers die dat wensen foto’s plaatsen van hoe zij telewerk ervaren.

2020 was dus een zeer uitzonderlijk jaar voor de directie Communicatie, zoals voor vele diensten. Nu de vaccinaties gestart zijn en het telewerk verlengd is, is de kans groot dat daar in 2021 niet veel verandering in komt.