Flex@Work, de administratieve vereenvoudiging, het streetartproject… De dienst Coördinatie en Strategie is dé transversale dienst voor projectbeheer bij Iriscare.
Wanneer bij Iriscare een strategisch project wordt opgestart, is de dienst Coördinatie en Strategie altijd van de partij. Hij organiseert onder meer opleidingen over projectbeheer voor de medewerkers van Iriscare en leidt ook zelf enkele belangrijke projecten.
Flex@Work
Sinds de gezondheidscrisis is onze manier van werken veranderd. In de praktijk vertaalde zich dat in een versterking van onze teams en een uitbreiding van het aantal dagen telewerk. Om zich daaraan aan te passen heeft Iriscare een flexdeskproject opgestart. Het project met de naam “Flex@Work” wordt geleid door de dienst Coördinatie en Strategie, in samenwerking met de Diensten van het Verenigd College. Het project heeft een tweeledig doel: het welzijn van de werknemers verbeteren en de werking van de diensten optimaliseren aan de hand van een aangename en stimulerende werkomgeving.
In 2022 werden een aantal belangrijke stappen voor dit project gezet. Zo bezocht onze externe partner Projectatelier de kantoren van Iriscare om kennis te vergaren over de verschillende aspecten van het gebouw en de huidige indeling van de diensten. De personeelsleden werden bovendien aan de hand van een vragenlijst ondervraagd over de behoeften van de teams en hun tevredenheid over de inrichting van de ruimtes, de organisatie van het werk en de ergonomie. Het is namelijk van essentieel belang dat we precies weten wat de behoeften en verwachtingen van onze werknemers zijn voordat we plannen maken en een geschikte inrichting kunnen voorstellen.
Tevredenheidsenquête
Eind 2021 stuurde de dienst Coördinatie en Strategie een grote tevredenheidsenquête rond, waarvan de resultaten in maart 2022 werden bekendgemaakt. Met die enquête wilden we peilen naar de tevredenheid van het personeel om een actieplan te kunnen opstellen. De werknemers konden hun mening geven over tien thema’s, waaronder de werkomgeving, interpersoonlijke relaties, telewerken, loopbaanontwikkeling en de cultuur van de organisatie.
Naar aanleiding van deze enquête werden er concrete acties gepland, waarvan sommige al in 2022 zijn uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan de infosessies van de hr-dienst over loopbaanontwikkeling en -begeleiding, de voortzetting van het Flex@Work-project en de infocalls met het management, de publicatie van bepaalde procedures en de organisatie van opleidingen en intervisies.
Administratieve vereenvoudiging
Ondertussen bleef de dienst verschillende projecten voor administratieve vereenvoudiging opvolgen. Zo gingen in 2022 twee nieuwe projecten van start. Het eerste was het Single Digital Gateway-project (SDG), dat gemeenschappelijk is voor Iriscare en de Diensten van het Verenigd College. Single Digital Gateway is een uniek digitaal portaal voor de Europese Unie (EU) dat tot stand is gekomen naar aanleiding van een Europese eis op het vlak van administratieve vereenvoudiging. De hoofddoelstelling van het project is instellingen die erkend zijn door de GGC de mogelijkheid bieden om vergunnings- of erkenningsaanvragen digitaal in te dienen via het Irisbox-portaal en op de hoogte te blijven van de voortgang van hun aanvraag.
Het tweede project heeft betrekking op de vereenvoudiging van de formulieren van Iriscare. Dat project heeft tot doel om enerzijds de inhoud te verbeteren van de formulieren die Iriscare naar burgers en instellingen stuurt om ze zo toegankelijker, leesbaarder en efficiënter te maken en anderzijds de formulieren van Iriscare te doen overeenstemmen met het Once Only-principe (eenmalige gegevensverzameling).
Tot slot zijn in 2022 ook vier projecten voor administratieve vereenvoudiging afgerond. Die projecten hadden betrekking op de aankoopcentrale (e-cat), het geautomatiseerde beheer van de strategische stock, de optimalisering van het telefonische onthaal en de elektronische facturatie in de psychiatrische verzorgingstehuizen (PVT’s).
Als overheidsinstelling is het voor Iriscare belangrijk om de administratieve stappen voor zijn partners en de sociaal verzekerden te vergemakkelijken en te beperken.