Flex@Work, simplification administrative, projet street art,… Le service « Coordination et stratégie » est le service transversal dédié à la gestion de projets au sein d’Iriscare.
Dès qu’on lance un projet stratégique au sein d’Iriscare, le service « Coordination et stratégie » d’Iriscare n’est jamais très loin. Il propose notamment des formations en gestion de projets aux collaborateurs d’Iriscare et pilote lui-même plusieurs projets importants.
Flex@Work
Depuis la crise sanitaire, notre façon de travailler a évolué. Cela passe par un renforcement des équipes et du télétravail. Afin de s’adapter à ces évolutions, Iriscare s’est lancé dans un projet de flex desk. Un projet mené par son service « Coordination et stratégie », en collaboration avec les Services du Collège réuni. Nom de code : Flex@Work. L’objectif de ce projet est double : améliorer le bien-être des collaborateurs et optimaliser le fonctionnement des services en leur offrant un cadre de travail agréable et stimulant.
De grandes étapes de ce projet ont rythmé l’année 2022. Notre partenaire externe, Projectatelier, a visité les bureaux d’Iriscare afin de prendre connaissance des différents aspects du bâtiment et de la disposition actuelle des services. Une grande enquête a ensuite été lancée auprès des collaborateurs afin de recenser les besoins des équipes et leur satisfaction concernant l’aménagement des espaces, l’organisation du travail ou encore l’ergonomie. Connaître précisément les besoins et les attentes de nos collaborateurs est essentiel avant de réaliser des plans et proposer des aménagements adéquats.
Une enquête de satisfaction
Si fin 2021 une grande enquête de satisfaction a été lancée par le service « Coordination et stratégie », les résultats ont quant à eux été dévoilés en mars 2022. Cette enquête a permis de jauger la satisfaction du personnel afin d’élaborer un plan d’action. Les collaborateurs ont pu donner leur avis sur dix thématiques parmi lesquelles on retrouvait l’environnement de travail, les relations interpersonnelles, le télétravail, l’évolution de carrière ou encore la culture de l’organisation.
Suite à cette enquête des actions concrètes ont été planifiées et, certaines ont été mises en place dès 2022. Cela concerne, par exemple, des séances d’information par le service RH concernant l’évolution et l’accompagnement de carrière, la poursuite du projet Flex@Work, la poursuite d’infocall avec la direction, la publication de certaines procédures ou encore l’organisation de formations et d’intervisions.
Simplification administrative
En parallèle, le service a continué à suivre plusieurs projets de simplification administrative. En 2022, deux nouveaux projets ont ainsi démarré. On retrouve, tout d’abord, le projet Single Digital Gateway (SDG), commun à Iriscare et au Services du Collège réuni. Le SDG est un portail numérique unique pour l’Union européenne. Il s’agit d’une exigence européenne en matière de simplification administrative. L’objectif principal du projet est de permettre aux institutions reconnues par la COCOM d’introduire des demandes d’agrément, d’autorisation ou de reconnaissance, de manière digitale via le portail Irisbox, et d’être informées du suivi de leur demande.
Le second projet est la simplification des formulaires d’Iriscare. Ce projet doit permettre d’améliorer le contenu des formulaires envoyés aux citoyens et aux institutions afin de les rendre plus accessibles, plus lisibles et plus efficaces mais, également, de rendre les formulaires d’Iriscare compatibles avec le principe Once Only (collecte unique des données).
Enfin, l’année 2022 a aussi vu la finalisation de quatre projets de simplification administrative. Il s’agit des projets relatifs à la centrale d’achat (e-cat), à la gestion automatisée des stocks stratégiques, , à l’optimalisation de l’accueil téléphonique et à la facturation électronique dans les maisons de soins psychiatriques (MSP).
Il est important pour Iriscare, en tant qu’organisme public, de faciliter et limiter les démarches administratives de ses partenaires et des assurés sociaux.