Het vraagt veel voorbereidingswerk om de overgang te maken van een federale kinderbijslagregeling naar een nieuwe regeling waar de gemeenschappen voor verantwoordelijk zijn. Elk kinderbijslagfonds moet immers in staat zijn om zijn opdrachten uit te voeren zonder dat dit gevolgen heeft voor de burgers. Iriscare heeft zich tijdens een deel van 2018 en heel het jaar 2019 ingezet om dat voor te bereiden.

Eén van de diensten van Iriscare is het departement Beleid Gezinnen en Personen. Zijn opdracht? Zorgen voor de administratieve en financiële controle van de openbare en privékinderbijslagfondsen van Brussel. Die dienst bezorgt de informatie en is het contactpunt tussen de regulator, Iriscare, en de kinderbijslagfondsen.

Sinds de helft van 2018 en tot eind 2019 kreeg die opdracht een bijzondere dimensie. Het was nodig om zich hoofdzakelijk bezig te houden met de voorbereiding van de overgang, omdat de bevoegdheid voor de kinderbijslagfondsen naar de gemeenschappen en, voor Wallonië naar het gewest, moest gaan. In 2018 de regulator FAMIFED, hield zich nog bezig met alle Belgische kinderbijslagfondsen (nvdr: de dienst behoorde toen als het ‘departement Controle’ nog tot FAMIFED). Op 1 januari 2019 krijgt de dienst te maken met een eerste grote verandering: hij moet enkel de Brusselse kinderbijslagfondsen beheren voor Iriscare, de nieuwe regulator. “Maar dat was een overgangsperiode. Er waren nog vijf federale kinderbijslagfondsen actief in Brussel in 2019,” legt Tatienne Lefebvre uit, die toen verantwoordelijk was voor het departement Beleid Gezinnen en Personen. “De kinderbijslagfondsen zijn pas in 2020 volledig geregionaliseerd voor Iriscare. Het was dus zaak de kinderbijslagfondsen voor te bereiden zodat ze op 1 januari 2020 klaar zouden zijn om in Brussel te werken.”

Een hervorming in drie fasen

De eerste fase begon in 2018. “Toen is de voorbereiding van de kinderbijslagfondsen begonnen, want sommige moesten al weggaan op 1 januari 2019 en dat had gevolgen. Daarom richtten we de werkgroep Operatoren op. Hij omvat de verschillende Brusselse kinderbijslagfondsen,” verklaart Tatienne Lefebvre. “We vergaderden met de (toekomstige) Brusselse kinderbijslagfondsen om de eerste aanwijzingen, instructies en richtlijnen te geven aan de fondsen die de opdracht in Brussel vanaf 2019 gingen overnemen.”

Daarna startte de tweede fase, in 2019. Die fase was vrij bijzonder. “Ook al was de overgang pas afgerond in 2020, toch waren er in 2019 al veranderingen doordat sommige kinderbijslagfondsen vertrokken,” zegt Tatienne Lefebvre. “We waren toen nog federaal, maar omdat de drie andere entiteiten hun bevoegdheden sinds 1 januari 2019 al uitoefenden, waren we in feite federaal met een regionale impact.” Brussel telde toen vijf privékinderbijslagfondsen en één federaal fonds.

Ten slotte brak de laatste fase aan in 2020, want dan werd de overgang afgerond en werd de kinderbijslag officieel Brussels. Brussel telt uiteindelijk 4 privé- en een publieke kinderbijslagfondsen.

Focus: de kinderbijslagfondsen aansturen

Tijdens de drie fasen lag de belangrijkste focus op het aansturen van de kinderbijslagfondsen. “Onze belangrijkste taak was de overgang voorbereiden en instructies en richtlijnen geven,” licht Tatienne Lefebvre toe. Dat gebeurde via verschillende krachtlijnen. Eén ervan was de dossiers verzamelen om te zorgen voor een juiste betaling van de kinderbijslag in januari 2020. “Een bijslagtrekkende kon dossiers hebben bij verschillende fondsen. Het doel was om in 2019 alle dossiers van eenzelfde bijslagtrekkende te verzamelen bij één fonds: dat van het jongste kind,” verduidelijkt Tatienne Lefebvre.

Ook de erkenning van de fondsen moest worden voorbereid (nvdr: de fondsen moeten worden erkend om te kunnen werken), want tot 31 december 2019 waren ze federaal. “Ze moesten dus worden erkend en kunnen werken op 1 januari 2020 als Brussels kinderbijslagfonds,” legt Tatienne Lefebvre uit. “Er moest dan ook een erkenningsprocedure worden opgestart zodat het Verenigd College ze kon erkennen, onder bepaalde voorwaarden (de opdrachten moesten overeenstemmen met de ordonnantie, de statuten van de nieuwe fondsen moesten worden herzien, de betalingstool moest conform zijn, …).”

De financiering moest natuurlijk ook in orde zijn. “Er zijn twee aspecten aan de financiering van de fondsen: het deel waarmee de kinderbijslag wordt betaald (op basis van het aantal dossiers) en de werkingskosten,” zegt Tatienne Lefebvre. “Er moest dus in een budget worden voorzien voor die werkingskosten. Dat budget was tot 2019 berekend op basis van criteria die enerzijds verbonden waren aan de werklast en, anderzijds, aan de kwaliteit van het werk.”

Ten slotte was het ook nodig om de informaticatools aan te passen. “De verschillende fondsen hebben hun betalingstool moeten aanpassen zodat die overeenstemde met de nieuwe kinderbijslagregeling,” licht Tatienne Lefebvre toe. “Er zijn omzendbrieven opgesteld over de toekenning en de toekenningsvoorwaarden van de kinderbijslag om de aanpassing van de informaticatools mogelijk te maken. Een audit van de betaalapp van de fondsen is gebeurd om na te gaan of het mogelijk was de toenmalige informaticatools aan te passen in het licht van de betalingen in 2020.”

Een geslaagde samenwerking met de kinderbijslagfondsen

De hele overgang vond plaats in samenwerking met de privékinderbijslagfondsen en het openbare kinderbijslagfonds, vooral via de werkgroep Operatoren. “Dat werd soms aangevuld met meer technische werkgroepen waarmee meer doelgerichte procedures konden worden opgesteld (overgangsmaatregelen, sociale toeslagen, …),” voegt Tatienne Lefebvre toe. “Daarnaast vroegen we aan de kinderbijslagfondsen om erover te waken dat ze de burgers juist zouden informeren over de veranderingen die de overgang met zich meebracht en om hun functie als eerste aanspreekpunt te vervullen.”

Dankzij die samenwerking kon de overgang eind 2019 met succes worden afgerond. Zo waren de kinderbijslagfondsen op 1 januari 2020 helemaal klaar om aan hun Brusselse parcours te beginnen.