Passer d’un système d’allocations familiales fédéral à un nouveau système d’allocations familiales géré par les Communautés demande un long travail de préparation. Chaque caisse doit être bien prête à assurer ses missions sans que cela n’impacte les citoyens. Durant une partie de l’année 2018 et l’entierté de l’année 2019, Iriscare s’est attelé à cette préparation.

Parmi les différents service d’Iriscare on retrouve le Département « Politique des familles et des personnes ». Sa mission ? S’occuper du contrôle administratif et financier des caisses privées et publiques de Bruxelles. C’est ce service qui transmet les informations et est le point de contact des caisses pour le régulateur, Iriscare.

Depuis la mi-2018 et jusqu’à la fin de l’année 2019, cette mission a revêtu un aspect très particulier. Il a fallu s’occuper essentiellement de la préparation de la transition puisque la compétence des allocations familiales devait passer aux Communautés et, pour la Wallonie, à la Région. En 2018, le régulateur FAMIFED s’occupait encore de l’ensemble des caisses belges d’allocations familiales. Au 1er janvier 2019, il est confronté à un premier changement important : il doit gérer uniquement les caisses bruxelloises pour le nouveau régulateur Iriscare. « Mais c’est une période de transition. En 2019, il y a encore cinq caisses fédérales actives sur Bruxelles », explique Tatienne Lefebvre qui était, durant cette période, responsable du Département Politiques des Familles et des Personnes. « Ce n’est qu’en 2020 que les allocations familiales deviendront à 100% régionales pour Iriscare. Il s’agissait donc de préparer les caisses pour qu’au 1er janvier 2020 elles soient en mesure de fonctionner à Bruxelles ».

Une transition en 3 phases

C’est en 2018 qu’a débuté la première phase. « C’est à ce moment-là que la préparation des caisses a commencé, car certaines d’entre elles devaient déjà s’en aller au 1er janvier 2019 et cela avait des conséquences. Nous avons donc mis en place le GT Opérateurs, qui regroupe les différentes caisses bruxelloises », explique Tatienne Lefebvre. « L’objectif est d’avoir des réunions avec les (futures) caisses bruxelloises afin de donner les premières consignes, instructions et directives aux caisses destinées à reprendre cette mission à Bruxelles dès 2019.»

On arrive alors à la seconde phase, en 2019. Une phase un peu particulière. « Même s’il faut attendre 2020 pour finaliser la transition, il y a déjà du changement en 2019 du fait du départ de certaines caisses », commente Tatienne Lefebvre. « Nous sommes alors toujours fédéraux mais, étant donné que les trois autres entités ont déjà repris l’exercice de leurs compétences au 1er janvier 2019, nous sommes – en réalité – au niveau fédéral avec un impact régional. » Bruxelles compte alors 5 caisses privées et une caisse publique.

Enfin, la dernière phase intervient en 2020, puisque la transition est finalisée et les allocations familiales sont officiellement bruxelloises. Bruxelles compte finalement 4 caisses privées et une caisse publique.

L’accent mis sur le pilotage des caisses

Tout au long de ces trois phases, l’accent a été principalement mis sur le pilotage des caisses. « Il fallait mettre les forces vives dans la préparation de la transition et donner des instructions et directives », détaille Tatienne Lefebvre. Cela passe notamment par différents axes. On retrouve, par exemple, le regroupement des dossiers afin d’assurer un paiement correct des allocations familiales en janvier 2020. « Un allocataire pouvait avoir des dossiers dans des caisses différentes. Durant l’année 2019, l’objectif a été de regrouper tous les dossiers d’un même allocataire dans une seule caisse : celle de l’enfant le plus jeune », explique Tatienne Lefebvre.

Il s’agissait également de préparer l’agrément des caisses (ndlr : pour pouvoir fonctionner, les caisses doivent être agréées) puisque, jusqu’au 31 décembre 2019, elles étaient fédérales. « Il fallait donc qu’elles soient agréées et en capacité de fonctionner au 1er janvier 2020 en tant que caisse bruxelloise », explique Tatienne Lefebvre. « Il y avait donc une procédure d’agrément qui devait être mise en place afin qu’elles soient agréées par le Collège réuni, moyennant certaines conditions (missions en conformité avec l’ordonnance, relecture des statuts des nouvelles caisses, conformité de l’outil de paiement…)».

Il fallait aussi, bien sûr, assurer le financement. « Il y a 2 parties dans le financement des caisses : ce qui leur sert à payer les allocations familiales (basé sur le nombre de dossiers) et leur frais de fonctionnement », précise Tatienne Lefebvre. « Il fallait donc prévoir un budget pour ces frais de fonctionnement. Jusqu’en 2019, ce budget était calculé sur des critères liés, d’une part à la charge de travail et, d’autre part, à la qualité de celui-ci. »

Enfin, il était également nécessaire de procéder à une adaptation des outils informatiques. « Les différentes caisses ont dû mettre à jour leur outil de paiement afin qu’il soit adapté au nouveau système d’allocations familiales », explique Tatienne Lefebvre. « Des circulaires concernant l’octroi et les règles d’octroi des allocations familiales ont été rédigées et envoyées afin de permettre cette adaptation des outils informatiques. Un audit des applications de paiement des caisses a été effectué afin de s’assurer que ces outils informatiques tels qu’ils existaient avaient le potentiel pour être adaptés en vue des paiements de 2020.»

Une collaboration fructueuse avec les caisses

L’ensemble de cette transition s’est faite en collaboration avec les caisses privées et la caisse publique, notamment via le GT Opérateurs. « A cela se rajoutent parfois des groupes de travail un peu plus techniques permettant de créer des procédures plus précises (mesures transitoires, suppléments sociaux…) », précise Tatienne Lefebvre. « Nous avons également demandé aux caisses qu’elles veillent à informer correctement les citoyens des changements liés à la transition et à remplir leur rôle d’interlocuteur de première ligne.»

Une collaboration fructueuse qui a permis, fin 2019 de finaliser avec succès la transition et d’assurer que les caisses soient prêtes, au 1er janvier 2020, pour commencer leur parcours bruxellois.