En 2020, l’arrivée du coronavirus a chamboulé la routine de beaucoup de services d’Iriscare. La direction Communication n’y a pas échappé. Se partageant entre la gestion quotidienne des outils de communication et les projets liés à la crise sanitaire, l’année 2020 s’est révélée très intense.

En 2020, une nouvelle routine s’est rapidement installée pour la direction Communication. En février, la Fête du personnel battait son plein : premier et…dernier événement d’une année pourtant intense. Mesures sanitaires obligent, la direction Communication a changé ses plans : pas de journée familiale, pas de Fête de l’Iris et pas de barbecue annuel. Pendant plusieurs mois, la crise sanitaire a été la priorité en terme de communication. C’est passé notamment par une véritable collaboration avec différents services, aussi bien en interne qu’en externe.

Une année solidaire

Dès le début de la crise sanitaire, chaque membre de l’équipe de la direction Communication a été mis à contribution. A situation exceptionnelle, mesures exceptionnelles : chacun a été amené à sortir de ses projets et compétences habituelles. En interne, d’abord. Afin d’être le plus réactif possible pour les institutions de soins bruxelloises, une équipe alliant communicants et experts du département « Politique des établissements de soins » a été mise en place afin de rédiger ensemble les différentes circulaires liées au coronavirus mais, également, les FAQ’s (Foires aux questions). En parallèle, il a également fallu créer et gérer un espace dédié au coronavirus sur le site d’Iriscare, sur lequel tous les outils à destination des institutions pouvaient être retrouvés facilement. Vers la fin de l’année, plusieurs membres du personnel de tous les services d’Iriscare (du service Facility jusqu’à la direction) ont prêté main forte pour appeler chaque semaine les maisons de repos et maisons de repos et de soins bruxelloises afin de prendre le pouls de la situation au sein de celles-ci et leur apporter aide et soutien si cela s’avérait nécessaire. Enfin, en préparation de la campagne de vaccination en maisons de repos, des webinaires ont été organisés le 26 décembre, en présence de « Médecins Sans Frontière », du ministre Alain Maron et du Dr. Yves Van Laethem. L’occasion d’expliquer les différentes procédures mises en place, de répondre à toutes les questions des membres du personnel mais, également, des directions et médecins des établissements bruxellois.

La direction Communication a également apporté son soutien en externe. Ainsi, plusieurs membres de l’équipe ont été mis à disposition du centre de crise afin de les aider à répondre à l’afflux de questions des citoyens sur les réseaux sociaux. En parallèle, une collaboratrice du service a pris part à un groupe de projet du fédéral, lancé à l’initiative de la communauté flamande, destiné à coordonner la communication relative au coronavirus entre les différentes entités fédérées. La direction Communication a également été représentée dans de multiples réunions et groupes de travail concernant le COVID-19 (Task Force, GT communication, groupes de travail pour la vaccination…) et de nombreuses collaborations ont été mises en place notamment avec les Services du Collège réuni, la COCOF, la VGC ou encore différents services fédéraux.

33 communiqués de presse envoyés

En plus de prendre part aux projets liés à la crise sanitaire, la direction Communication a continué ses tâches quotidiennes comme la gestion du site internet, la réalisation du rapport annuel ou la gestion de l’intranet et en y intégrant, si nécessaire, le prisme du coronavirus. La revue de presse envoyée chaque matin, par exemple, regroupait notamment les articles sur le COVID-19. De nombreuses communications ont également été faites tout au long de l’année, que ce soit via des communiqués de presse, des news sur le site d’Iriscare ou via les réseaux sociaux.

En 2020, pas moins de 33 communiqués de presse ont été envoyés et 20 articles ont été publiés sur le site (soit un total de 53 news publiées sur le site d’Iriscare). Côté réseaux sociaux, 696 publications propres ont été faites (200 sur Facebook, 269 sur Twitter et 227 sur LinkedIn) dont 304 (soit près de 44%) concernant directement la crise sanitaire (86 sur Facebook, 123 sur Twitter et 95 sur LinkedIn). A ces publications propres, se rajoutent de nombreux partages et retweets d’articles de presse ou de publications d’autres comptes, tels que celui du centre de crise ou encore du SPF Santé publique. A noter que les citoyens ont beaucoup plus suivi l’actualité d’Iriscare durant l’année 2020. Sur LinkedIn, entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2020, le nombre d’abonnés est passé de 152 à 508 (soit 356 abonnés supplémentaires). Pour Twitter et Facebook, les comptes Iriscare sont passés respectivement de 136 abonnés à 327 abonnés (soit 191 abonnés supplémentaires) et de 197 abonnés à 452 abonnés (soit 255 abonnés supplémentaires).

Un soutien technique pour les autres services

Durant l’année 2020, de nombreux visuels ont également été réalisés par les infographistes. Ces visuels étaient à destination des réseaux sociaux, mais pas seulement. Ils ont également réalisé divers flyers, affiches et fiches de procédures multilingues liées au COVID-19 (que ce soit pour les gestes barrière, la vaccination ou encore le testing et le tracing) ainsi que de la signalétique interne pour les bureaux d’Iriscare.

En plus des différents projets d’Iriscare, les infographistes ont également travaillé en collaboration avec le Service du Collège réuni, notamment en s’occupant de la création et de l’impression de différentes affiches. Ce n’est pas le seul soutien technique apporté aux autres services : une aide a également été fournie pour la création de formulaires en ligne, notamment pour les différents appels à volontaires lancés en 2020 dans le cadre de la crise sanitaire.

Garder le contact malgré le télétravail

Avec l’arrivée de la crise sanitaire et du télétravail à temps plein, la communication interne a été d’autant plus importante en 2020. La direction d’Iriscare a organisé plusieurs vidéoconférences avec l’ensemble du personnel afin de les tenir au courant de l’évolution de la situation. La direction Communication, en collaboration avec le service PMO, avait pour mission de centraliser les questions des collaborateurs et de partager l’enregistrement de cette rencontre via l’intranet. Les différentes mesures prises dans le cadre de la crise sanitaire ont également été relayées via ce canal. Enfin, une nouvelle rubrique « Stay@home » a été créée sur l’intranet pour permettre aux collaborateurs qui le voulaient de partager des photos de leur quotidien en télétravail.

Comme pour beaucoup de services, l’année 2020 a donc été très particulière pour la direction Communication. Avec les débuts de la vaccination et la continuité des mesures de télétravail, il y a fort à parier que l’année 2021 reste dans la même veine.