L’année 2020 voit la finalisation de la transition des allocations familiales du Fédéral vers les communautés. Les organismes de paiement d’allocations familiales ont donc officiellement commencer leur aventure bruxelloise. Afin de les encadrer au mieux, Iriscare a effectué ses premiers contrôles administratifs pour cerner les points qui poseraient encore question.
L’année 2019 avait été l’occasion de piloter les caisses d’allocations familiales afin de les préparer à passer dans le nouveau système bruxellois, notamment via l’envoi de circulaires et d’instructions. L’année 2020 par contre, en tant que première année officielle d’octroi des allocations familiales bruxelloises, a été également axée sur le volet « contrôles ». «En 2019, il fallait assurer la transition pour le 1er janvier 2020 et, dans ce cadre, un contrôle des dossiers n’avait pas vraiment d’intérêt puisque les caisses qui agissaient à Bruxelles étaient encore fédérales », confirme Tatienne Lefebvre, responsable du service « Familles – Contrôle administratif et financier » d’Iriscare. « En 2020, le pilotage des caisses s’est poursuivi puisqu’il fallait continuer à prendre des instructions. Cela veut dire écrire de nouvelles circulaires ou transmettre des circulaires rédigées par un autre service, adapter d’anciennes instructions mais également s’assurer que les différentes caisses les ont bien comprises et les appliquent et, enfin, répondre à leurs questions. » En tout, ce sont 24 circulaires et lettres circulaires (en ce compris le volet international et le volet financier qui ont été transmises aux caisses en 2020.
Des contrôles pour soutenir les caisses
La mission du service « Familles – Contrôle administratif et financier » est principalement, comme son nom l’indique, le contrôle des organismes de paiement d’allocations familiales. « Notre service comprend deux volets : le contrôle financier et le contrôle administratif. Le contrôle financier est un double contrôle. D’une part, il s’agit d’un contrôle des allocations familiales payées. Dans ce cadre, nous nous assurons que la caisse a une bonne gestion de l’argent qui lui est transmis pour payer les allocations familiales. D’autre part, il s’agit du contrôle des frais d’administration, soit des montants que les caisses reçoivent chaque année pour leur fonctionnement. Pour le contrôle administratif, il s’agit du contrôle de la gestion administrative des dossiers d’allocations familiales», détaille Tatienne Lefebvre. « En 2019, nous avons uniquement effectué des contrôles financiers car ce n’était pas pertinent de faire des contrôles administratifs en pleine transition. En 2020, par contre, nous avons repris la mission de contrôle administratif des organismes de paiement d’allocations familiales bruxelloises mais avec un objectif de support.» L’objectif était donc d’examiner concrètement via les dossiers si tout se déroulait bien concernant la transition et si tout était bien appliqué. L’occasion également de cerner les points de la transition qui n’étaient pas encore tout à fait clairs. « Nous avons remarqué, par exemple, qu’en ce qui concerne le basculement pour savoir si une famille est dans l’ancien ou le nouveau système d’allocations familiales, les caisses ont très bien réussi la transition », précise Tatienne Lefebvre. « Par contre, nous avons aussi constaté que cela coinçait un peu plus concernant, par exemple, les suppléments sociaux. C’est un nouvel aspect très important et assez complexe dans la procédure du régime bruxellois d’allocations familiales. Cette mesure a été comprise mais a suscité plus de remarques. Nous en avons avisé les caisses et nous restons vigilants concernant cette thématique dans notre communication mais également durant les prochains contrôles. »
L’impact du COVID
Evidemment, suites aux mesures sanitaires, l’ensemble des contrôles effectués par le service ont dû se faire à distance. « D’habitude, les contrôleurs se rendent dans les caisses et consultent les dossiers sur place. Il a donc fallu permettre au contrôleur d’avoir accès aux applications des caisses », explique Tatienne Lefebvre. « Les caisses ont vraiment été très coopératives et il y a eu une très bonne collaboration que ce soit pour le volet financier ou pour le volet administratif.»
Avec la crise du coronavirus, des missions supplémentaires se sont également greffées aux objectifs de base du service. Dès le mois d’avril, de nouvelles mesures ont été prises dans le cadre de la COVID-19 concernant les allocations familiales. Il s’agit, par exemple, de la suppression temporaire du plafond des 240 heures pour les étudiants , de l’octroi d’une prime COVID ou encore de la prolongation des délais de prescriptions et de rigueur. « Cela concerne, par exemple, les délais de prescription pour ouvrir un droit aux allocations familiales ou pour introduire un recours », explique Tatienne Lefebvre. « Si l’échéance tombait durant le premier confinement, il y avait la possibilité de prolongation des délais habituels.» Il a également parfois été nécessaire d’adapter, dans la mesure du possible, certaines procédures qui n’étaient plus applicables au sens strict. Cela s’explique notamment par l’impact de la crise et des mesures sanitaires sur différents partenaires : les écoles, les centres de formation, par exemple, mais également les communes avec des retards d’inscriptions dans les registres de la population suite aux difficultés des vérifications au domicile par les agents de quartier. Dans ce cadre, Iriscare a effectué un travail afin de déterminer où la législation permettait un assouplissement dans les procédures. « Iriscare a tenu compte de ces difficultés dans les procédures où un délai précis est prévu, comme en matière d’inscription dans les registres de la population », précise Tatienne Lefebvre.
Le financement des caisses bruxelloises pour le paiement des allocations familiales n’a, par contre, pas été impacté par la crise sanitaire. Iriscare continuera à mettre tout en œuvre pour accompagner les caisses d’allocations familiales dans cette transition afin que les familles bruxelloises ne soient pas impactées par le passage des allocations familiales du Fédéral vers les Communautés ou par la crise du coronavirus.