Le département « Services généraux » d’Iriscare soutient les collaborateurs d’Iriscare via ses quatre services : le service Facility, le service ICT, le service médiation et le service traduction.

Afin de mener à bien leurs missions, nos collaborateurs peuvent s’appuyer sur le département « Services généraux ». Via ses différents services, il offre un large soutien aux différents services et départements d’Iriscare.

Le service Facility

En vue de la fusion en 2025 de deux de ses services (Poste et Scanning), dans le but d’améliorer l’organisation, d’assurer la continuité du service et d’optimiser les ressources, le service Facility a mis à profit l’année 2024 pour préparer au mieux cette transition. Dès l’été 2024, les collaborateurs du service Poste ont notamment bénéficié de formations (applications informatiques,…) en vue de la fusion. Une réflexion a également été menée pour déterminer le local le plus adapté à l’accueil du nouveau service « Poste et Scan.

En 2024, le service Facility a également coordonné la participation d’Iriscare à « The Bike Project », une initiative de mobilité de Bruxelles Environnement en collaboration avec Pro Velo.

Le service ICT

De nombreux projets de développement et d’infrastructure ont été mené par le service ICT, pour Iriscare mais également pour Vivalis. Le service ICT a ainsi travaillé sur de nombreuses applications (Portiris, Cermit, Hermes…) et sur des projets de cybersécurité dans le cadre de la loi NIS2.

Le service ICT a aussi eu beaucoup de travail en terme d’infrastructure dans le cadre du projet Flex@Work . Ils participent, en effet aux travaux de rénovation en démontant l’infrastructure PC avant ceux-ci et en la réinstallant ensuite. En 2024, ils ont également procédé au renouvellement et standardisation des salles de réunion suite aux travaux de rénovation.

Le service médiation

Le service médiation gère les demandes d’information et les plaintes aussi bien en matière d’allocations familiales que dans les autres matières d’Iriscare. En 2024, ce service a reçu 1479 demandes d’informations, 400 plaintes et en a clôturé 391. A noter que, quelles que soient les compétences concernées, les plaintes clôturées peuvent comprendre des plaintes introduites les années précédentes.

Parmi ces plaintes, 233 d’entre elles concernaient les allocations familiales. En tout, 242 ont été clôturées (le cas est donc terminé) et 138 d’entre elles étaient justifiées (la demande de la personne était donc légitime). Concernant les maisons de repos (MR) et les maisons de repos et de soins (MRS), le service a reçu 115 plaintes et en a clôturé 101. Au total, 80 d’entre elles étaient justifiées.

Par rapport au Centre d’Evaluation de l’Autonomie et du Handicap (CEAH), ce sont 26 plaintes qui ont été reçues, 27 qui ont été clôturées et 5 qui étaient justifiées. Pour l’allocation pour l’aide aux personnes âgées (APA), 8 plaintes ont été reçues, 8 ont également été clôturées et aucune n’était justifiée. Enfin, pour les autres matières d’Iriscare, 18 plaintes ont été reçues, 13 ont été clôturées, dont 1 était justifiée.

On peut également noter que le service Médiation a traité 809 demandes d’entraide internationale. Cela comprend les demandes d’états européens pour savoir s’il y a un droit à Bruxelles en matière allocations familiales mais également les demandes d’un organisme belge afin que nous intervenions auprès d’un autre organisme pour un dossier bloqué.

Enfin, depuis le 1er septembre 2023, le service Médiation contrôle si les établissements d’enseignement qui ne sont pas reconnus par une communauté répondent aux prescrits de l’Arrêté fixant les conditions d’octroi des allocations familiales au bénéfice d’enfants qui suivent des cours ou sont engagés dans une formation. En 2024, le service Médiation a contrôlé 275 documents scolaires contre 281 en 2023.

Le service Traduction

En 2024, le Service traduction a traité 7.083 pages brutes contre 7.816 en 2023 (le nombre de pages brutes équivaut au nombre total de mots divisé par 400. Donc, 400 mots correspond à 1 page brute) . Après analyse par notre logiciel de traduction (mémoire de traduction + traduction automatique IA), il restait 5.550 pages nettes sur les 7.083 pages brutes (une page nette représente le volume de texte à traduire après déduction des répétitions, des cross-file repetitions – répétitions à travers plusieurs documents – et des correspondances avec la mémoire de traduction. Après application d’une formule, on retient alors un nombre de mots nets et, donc, un nombre de pages nettes). Cela signifie que grâce à cette technologie, notre charge de travail a pu être réduite de 21,64 %.

2.690 pages brutes sur 7.083 ont été traitées pour Vivalis, soit 37,9 % de notre charge de travail, contre 37,6 % en 2022 et 30,9 % en 2023. La part de Vivalis dans la demande fluctue donc entre 30 et 40 % de la demande totale.

Seules 227 (3,2 %) des 7.083 pages traitées ont été confiées à une agence de traduction externe. Les langues dites exotiques (toutes les combinaisons linguistiques autres que français-néerlandais ou néerlandais-français) ne représentent encore que 0,8 % de l’ensemble de la charge de traduction. En 2022, il s’agissait encore de 2,5 %.

En 2024, le service traduction a également associé un glossaire consolidé au plugin Deepl, afin de garantir que toutes les traductions automatiques que les traducteurs d’Iriscare traitent tiennent compte autant que possible de la terminologie que nous utilisons au sein de la Commission communautaire commune. Depuis 5 ans, le service traduction utilise une technologie d’IA ciblée. Chaque texte à traduire est comparé à une mémoire de traduction de la même combinaison linguistique. Il s’agit d’un fichier informatique partagé sur un serveur où sont stockées toutes les traductions pour Iriscare et Vivalis, afin de garantir la cohérence des traductions. Lorsque la concordance entre une phrase à traduire et notre mémoire de traduction est inférieure à 75 %, le traducteur reçoit une entrée IA sous la forme d’une traduction automatique par le plugin spécialisé DeepL. Ainsi, ils combinent l’expertise et les années d’expérience de leurs traducteurs diplômés avec l’assistance d’une IA à la pointe de la technologie pour une qualité et une rapidité optimales.

Le service Facility, le service ICT, le service médiation et le service traduction travaillent au quotidien pour les collaborateurs d’Iriscare et leur soutien permet aux différents services et départements de travailler dans les meilleures conditions.